Richtlinien für den Ausstellungsbetrieb
der Wiener Kongresszentrum Hofburg Betriebsgesellschaft m. b. H.1 ALLGEMEINES
1.1 Diese Richtlinien verstehen sich als ergänzender Bestandteil des Vertrages mit der Wiener Kongresszentrum Hofburg BetriebsgesmbH (im Folgenden auch kurz „Hofburg Vienna“ oder „HV“). Der Vertragspartner hat dafür Sorge zu tragen, dass der Inhalt dieser Richtlinien seinen Geschäftspartnern (z.B. Standbaufirmen, Partnerunternehmen, Subfirmen etc.), im Folgenden auch Fremdfirmen oder Erfüllungsgehilfen genannt, bekannt ist und von diesen ebenfalls befolgt werden.
1.2 Die Gültigkeit der „Allgemeinen Geschäftsbedingungen“ die Haus- sowie die Brandschutzordnung der Hofburg Vienna werden durch diese speziellen Richtlinien für den Ausstellungsbetrieb weder abgeändert noch eingeschränkt.
1.3 Wir bitten generell um größte Rücksicht auf Böden, Wände und Türen des Hauses, da es sich im Wesentlichen um ein historisches Bauwerk handelt.
1.4 In der Hofburg Vienna ist das Einbringen von mit Helium gefüllten Ballons auf Grund der verbauten Brandmeldeanlage (Linearmelder) verboten!
2 BESICHTIGUNGEN / BEGEHUNGEN
2.1 Der Vertragspartner bzw. ein von diesem Bevollmächtigter hat mit dem zuständigen Projektleiter der Hofburg Vienna vor Beginn der Ausstellungsaufbauarbeiten eine Begehung der angemieteten Räumlichkeiten durchzuführen. Allfällige Schäden im Ausstellungsbereich sind aufzunehmen und schriftlich festzuhalten. Das darüber erstellte Protokoll ist vom Vertragspartner (bzw. Bevollmächtigten) zu unterzeichnen. Nach Beendigung der Veranstaltung und erfolgtem Abtransport der Gegenstände wird ein Abnahmeprotokoll erstellt, in welchem etwaige Schäden aufgenommen werden und von beiden Vertragspartnern abzuzeichnen sind. Der Bevollmächtigte hat während der gesamten Dauer des Auf- und Abbaus anwesend zu sein.
2.2 Eine Sicherheitsbegehung vor Messen sowie ausgewählten Veranstaltungen, wird gemeinsam mit einem Behördenvertreter oder auch in Eigenregie, durchgeführt. Dabei werden die erforderlichen Fluchtwege für die voraussichtlich im Haus befindliche Personenanzahl besichtigt. Erst im Anschluss daran, wird das Haus durch den Verantwortlichen der Hofburg Vienna freigegeben und erst danach darf Publikum bzw. die Gäste das Haus betreten. Der Veranstalter oder eine von ihm bevollmächtigte Vertretung muss bei der Begehung anwesend sein.
3 LIFTMASSE / BODENBELASTUNG
3.1 Für Transportzwecke stehen Lastenaufzüge zur Verfügung: Im Bereich Kongresszentrum Hofburg (Haupteingang Heldenplatz / Anlieferungstor Autotor 2) ist die Ladefläche 1,50 m breit und 4,20 m lang, die max. Ladehöhe beträgt 2,10 m (die Nutzlast beträgt 4.200 kg, max. 56 Personen), im Raumverband Redoutensäle (Eingang Josefsplatz) ist die Ladefläche 1,50 m breit und 2,40 m lang, die max. Ladehöhe beträgt 2,25 m (die Nutzlast beträgt 2.000 kg, max. 26 Personen)
3.2 Werden im Zuge des Aufbaues die hausinternen Liftanlagen für Materialtransporte genutzt, ist pro benutzter Liftanlage ein von Hofburg Vienna beigestellter Aufzugsführer, auf Kosten des Vertragspartners, einzusetzen.
3.3 Um Schäden auf Fußböden (Stein, Parkett) zu vermeiden, sind vom Vertragspartner bzw. von dessen Geschäftspartnern entsprechende Transportwägen zu verwenden, welche keine Spuren, bzw. Kratzer hinterlassen. Hubstapler oder Hubwagen dürfen nicht eingesetzt werden.
3.4 Erfolgen Materialtransporte über Stiegen, so müssen dafür vorhandene Rampen benutzt werden, andernfalls sind die Gegenstände von mindestens zwei Personen zu tragen.
3.5 Eine maximale Bodenbelastung von 350 kg pro m2 ist vorgegeben und einzuhalten. Diese Maximalbelastung gilt selbstverständlich auch für das Beladen von Transportwagen und ist auch auf Bühnenelemente anzuwenden.
3.6 Hofburg Vienna behält sich das Recht vor, die Vorlage eines Statischen Gutachtens bzw. eines technischen Berichtes für die aufzustellenden Objekte / Gegenstände des Vertragspartners einzufordern.
4 LADEZONE
4.1 Auf Wunsch werden dem Vertragspartner für Ladezwecke entsprechende Zonen vor dem Gebäude der Hofburg Vienna zur Verfügung gestellt. Die benötigte Ladefläche und voraussichtliche Ladedauer muss HV bekannt gegeben werden. Die eingesetzten Fahrzeuge müssen mit einer Parkkarte (gegen Abgabe eines amtlichen Lichtbildausweises oder Führerschein erhältlich beim Empfang) gekennzeichnet sein. LKWs haben während der Dauer des Kongresses/Messe absolutes Parkverbot. Wir bitten um strikte Einhaltung, da anderenfalls erhebliche Kosten für den Vertragspartner entstehen können. Für Parkstrafen bzw. Kosten für Abschleppdienste wird seitens HV keine Verantwortung übernommen. Die für Ladetätigkeiten zur Verfügung gestellten Flächen sind außerhalb der Auf- und Abbauzeiten jedenfalls freizuhalten.
4.2 Bei Anlieferungen mit LKW’s ist darauf zu achten, dass es in Österreich ein Nachtfahr- und ein Wochenendfahrverbot gibt. Das Nachtfahrverbot beschränkt sich auf Lastkraftfahrzeuge mit über 7,5 Tonnen zul. Gesamtgewicht und gilt von 22:00 Uhr bis 05:00 Uhr. Ausgenommen sind sogenannte lärmarme Kraftfahrzeuge, d.h. wenn der Lkw eine Leistung von mehr als 150 Kilowatt hat, darf er nicht lauter als 80 Dezibel sein. Solche Lastkraftwagen dürfen in Österreich zwar auch dann nachts fahren, wenn sie mehr als 7,5 Tonnen zulässiges Gesamtgewicht haben. Auf allen Straßen gilt in Österreich ein Wochenendfahrverbot für Lastkraftwagen (Lkw) über 7,5 Tonnen zulässiges Gesamtgewicht (zG) beziehungsweise Lkw mit Anhänger, wenn das zulässige Gesamtgewicht des Lkws oder des Anhängers mehr als 3,5 Tonnen beträgt, an Samstagen von 15:00 Uhr bis 24:00 Uhr und an Sonn- und Feiertagen von 0:00 Uhr bis 22:00 Uhr. Sollten dennoch LKW-Zufahrten in den oben genannten Zeiten mit den oben genannten Lastkraftfahrzeugen erforderlich sein, ist eine Ausnahmegenehmigung erforderlich. Diese bekommen sie unter www.sondertransporte.gv.at
4.3 Seit 1. 1. 2015 müssen LKW‘s und Sattel-Kfz für Fahrten nach oder durch Wien, abhängig von ihrer Abgasklasse, mit einer entsprechenden österreichischen Abgasklassenplakette versehen sein. Diese dürfen nur von Kfz-Werkstätten (§ 57a-Überprüfungen), Autofahrerklubs und offiziellen Kfz-Prüfstellen der Länder ausgegeben werden.
4.4 Die Be- und Entladung der LKW‘s wird von der Hofburg Vienna weder mit Manpower noch mit Maschinen unterstützt.
5 ANLIEFERUNGEN, BAULICHE ÄNDERUNGEN, FREMDFIRMEN, FREMDGERÄTE UND EINBRINGUNG VON GEGENSTÄNDEN
5.1 Jegliche Anlieferung ist mit unserer Partnerfirma: Spedition IML (Internationale-Messe-Logistik, Herrn Wolfgang Unzeitig, Tel.: 0660 26 47 582, E-Mail: wolfgang.unzeitig@iml-vienna.at) abzustimmen. Direkte Zulieferungen an Hofburg Vienna werden aus Sicherheitsgründen nicht angenommen.
5.2 Sind im Zusammenhang mit der Ausstellung bauliche Änderungen erforderlich oder werden Fremdfirmen, Fremdgeräte oder Gegenstände in die Räumlichkeiten der Hofburg Vienna eingebracht, sind die Punkte 13.,14. & 15. der „Allgemeinen Geschäftsbedingungen“ im Speziellen zu beachten. Gegenstände, welcher Art auch immer, dürfen nur nach vorheriger Vereinbarung zwischen dem Vertragspartner und HV eingebracht werden. Über die Zeit und Art der Anlieferung sowie eine allfällige Lagerung ist das Einvernehmen herzustellen.
5.3 Dies beinhaltet auch, dass HV sich das Recht vorbehält, seitens des Vertragspartners gewünschte bzw. beauftragte Fremdfirmen abzulehnen, falls begründete Bedenken hinsichtlich der Sorgfalt bestehen.
5.4 Das Einbringen von Kraftfahrzeugen ist nach Rücksprache möglich, jedoch sind vor dem Einbringen des Kraftfahrzeuges sicherheitstechnische Erfordernisse Atteste vorzuweisen, deren Einhaltung anhand der entsprechenden behördlichen und technischen Bewilligungen nachgewiesen werden. Bitte beachten Sie, dass der Tank unbedingt vollständig entleert und stickstoffgeflutet sowie die Batterie abgeklemmt sein muss. Bei Fahrzeugen der jüngeren Generation kann aus technischen Gründen das Abklemmen der Batterie entfallen und der Tankinhalt muss auf ein Minimum (max. 5 Liter) entleert sein. Bei Fahrzeugen mit Elektroantrieb (E-Autos / Hybrid / Plug-In Hybrid / E-Scooter / usw.) muss eine dem Fahrzeug entsprechende Hochleistungs-Brandschutzdecke für das Kraftfahrzeug mitgebracht, in unmittelbarer Nähe des Ausstellungsortes, für die Dauer der eingebrachten Fahrzeuge gelagert werden. Ein Sicherheitsabstand von rundum min. 2,5 Meter um ein Elektrofahrzeug muss frei bleiben.
6 AUSSTELLUNGSAUFBAU UND ABBAU/AUFSICHT
6.1 Grundsätzlich gilt die Regel, dass der Ausstellungsbereich in der Hofburg Vienna schonend zu behandeln ist. Dies betrifft insbesondere Fußböden, Wände, Türen und Türstöcke, Beleuchtungskörper, Stiegen, Aufzüge und andere Bereiche. In diesem Zusammenhang ist auch das Anlehnen von Baumaterial, Tragkonstruktionen und Ausstellungsgegenstände an Wänden und Säulen nur in Ausnahmefällen mit einer entsprechenden Schutzfolie gestattet. Hofburg Vienna behält sich das Recht vor Gegenstände jeglicher Art, welche ohne entsprechender Schutzfolie an Wänden und Säulen angelehnt sind, zu entfernen.
6.2 Das Bohren, Schrauben und Nageln in Wände, Decken und Fußböden oder Säulen des Gebäudes ist nicht gestattet. Wände und Säulen dürfen weder durch Standaufbauten noch durch Exponate gewichtsmäßig belastet werden. Bitte beachten Sie bei Ihrer Planung, dass sämtliche Aufbauten, Standelemente, Gerätschaften etc. selbsttragend sein müssen.
6.3 Werden für den Ausstellungsbetrieb Gegenstände (Standbauten, Riggs etc.) aufgestellt, ist der Kunde verpflichtet, diese Gegenstände mit geeigneter Schutzfolie bzw. Teppich (mind. 2 mm) zu unterlegen. Solche Aufbauten müssen mindestens 15 cm von Wänden entfernt sein. Sobald Riggs auf Ständen gebaut werden, müssen diese Aufbauten von einem Statiker vor dem Rundgang mit den Behörden abgenommen und schriftlich für unbedenklich erklärt werden.
6.4 Die Maximalhöhe der Stände darf nicht mehr als 3 m betragen, wobei die Lusterunterkanten zu beachten sind. An den Wänden vorhandene Beleuchtungskörper müssen sorgsam in das Standbild eingebaut und integriert werden, da eine Demontage aufgrund des Alters und Beschaffenheit nicht möglich ist. Auch von den Wandleuchten ist ein Mindestabstand von 15 cm einzuhalten!
6.5 Anstrich- und Tapezierarbeiten innerhalb der Ausstellungsräume, die im Zuge von Standaufbauten erfolgen, sind nur gestattet, wenn die Fußböden und Wände durch von Hofburg Vienna freigegebene Schutzfolien großflächig abgedeckt werden.
6.6 Grundsätzlich gilt es, Staubentwicklung zu vermeiden. Holzschneidemaschinen sowie Fräser dürfen nicht zum Einsatz gebracht werden, außer diese sind mit einer entsprechend, integrierten automatischen Absaugvorrichtung (Staubfangsack) versehen.
6.7 Bei Gebrauch von Doppelklebebändern zur Anbringung von Teppichböden und Fliesen und/oder Befestigung von Dekorationen darf ausschließlich das von Hofburg Vienna genehmigte Klebeband Marke: Tesa, Name: Tesa-Oberflächenschutzband 60428, Bezeichnung: Schutztape PVC-Träger Naturkautschuk 38mm Breit x 66 Laufmeter / Rolle verwendet werden. Diese Klebebänder müssen nach der Veranstaltung vom Vertragspartner rückstandslos entfernt werden.
6.8 Zur Auslegung von Räumlichkeiten oder Bühnenelementen mit Teppichböden dürfen nur selbst liegende Teppichböden oder Platten verwendet werden. Das Aufkleben von Bodenbelegen oder selbstklebenden Teppichfliesen ist untersagt. Auch das Aufkleben von Flies auf einem bereits fix verlegten Teppichboden, (z.B. Bühnenelement oder Fixbühnen) ist untersagt.
6.9 Der Abbau muss fachgemäß durchgeführt und bis zum vertraglich bestimmten Zeitpunkt beendet sein, widrigenfalls ist Hofburg Vienna berechtigt, alle eingebrachten Gegenstände, unabhängig davon in wessen Eigentum sie stehen, zu Lasten und auf Gefahr des Vertragspartners verwahren oder gänzlich entfernen zu lassen.
6.10 Der Vertragspartner hat für die Entsorgung von Müll aller Art, welcher durch die Abhaltung der Veranstaltungen bzw. durch den Auf- und Abbau entsteht, Sorge zu tragen. Kommt er dieser Verpflichtung nicht nach, ist Hofburg Vienna berechtigt, die Beseitigung auf seine Kosten zu veranlassen.
6.11 Der Kunde ist verpflichtet, Aufsichtspersonen während der Auf- und Abbauzeiten im Ausstellungsbereich auf seine Kosten einzusetzen. Diese Aufsicht, kontrolliert, dass ausstellende Firmen und deren eigenes Personal bzw. Fremdfirmenpersonal die durchzuführenden Arbeiten vorsichtig und ohne Beschädigungen des Gebäudes und der Gegenstände abwickeln.
6.12 Temporäre Elektroinstallationen, wie beispielsweise Verkabelungen von Messeständen, werden gesetzlich als temporäre Neuinstallation angesehen. Diese müssen ausnahmslos durch unseren konzessionierten Elektrik Partner – Lesonitzky - erfolgen und überprüft, sowie ein Überprüfungsbefund als Nachweis ausgestellt werden. Dieser ist auf Anfrage vorzuweisen.
6.13 Ebenso werden Messestände ausschließlich durch die Vertragsfirma, Lesonitzky an das Elektronetz angeschlossen. Eigenständiges Anstecken von Verteilern oder Verbrauchern an Haussteckdosen ist verboten. Die Verantwortlichen der Hofburg Vienna behalten sich das Recht vor, widerrechtlich angeschlossene Elektroleitungen jederzeit abzustecken, bzw. abzuklemmen.
Sollten Steck- und Schaltstellen durch eigenständig vorgenommene temporäre Einbauten nicht erreichbar sein, so kann Hofburg Vienna diese Einbauten auch demontieren. Für daraus resultierende Schäden und damit verbundene Kosten haften der Messebauer sowie der Veranstalter zur ungeteilten Hand auf Grund der Nichteinhaltung der Ausstellerrichtlinien.
7 SICHERHEIT
7.1 Sämtliche Saaleingangs- bzw. Ausgangstüren sowie Notausgänge, Durchgänge, Treppenräume und dgl. sind permanent in voller Breite frei und unversperrt zuhalten. Verkehrs- und Fluchtwege müssen eine Mindestbreite von 2,25 m aufweisen.
7.2 Notausgangsleuchten müssen jederzeit sichtbar sein und dürfen weder verstellt noch zugebaut werden. Sollte es aus architektonischen Gründen unumgänglich sein, eine Notausgangsleuchte zu verbauen, so muss dies im Vorfeld mit Hofburg Vienna abgeklärt werden. Als unbedingte Ersatzmaßnahme muss eine Ersatzrettungszeichenleuchte auf dem Stand angebracht werden.
7.3 Feuerschutztechnische Einrichtungen wie Handfeuerlöscher, Feuermelder (Druckknopfmelder), Hydranten etc. müssen stets sichtbar und zugänglich sein. Diese dürfen weder verstellt noch zugebaut werden. Die Platzierung der Sicherheitseinrichtungen ist aus den vorhandenen Übersichtsplänen ersichtlich. Für den Fall, dass trotzdem Wände bzw. Stände vor Druckknopfmelder aufgestellt werden, müssen die Melder jederzeit zu betätigen sein (Öffnung in den Stellwänden) und mit Schildern die Position des Melders eindeutig beschrieben sein.
7.4 Brandschutztüren sind grundsätzlich geschlossen zu halten. Hat eine Brandschutztür im Zuge eines Verkehrsweges offen zu bleiben, muss dies mit den dafür vorgesehenen Magnethaltevorrichtungen erfolgen. Hiezu ist es erforderlich, die Türen bis zum Einrasten in die Magnetvorrichtung öffnen zu können. (Achtung: Brandschutztüren sind öfters erst über einen 90 Grad Öffnungswinkel mittels Haltemagnete zu fixieren) Sollte dies nicht möglich sein, darf die Tür nur aufgekeilt werden, wenn eine Ersatzmaßnahme in Form einer Brandwache getroffen und dies von dieser auch schriftlich bestätigt wird. Die Kosten für diesen Personaleinsatz hat der Vertragspartner zu tragen.
7.5 Brennbare Stoffe, wie etwa leicht entzündbare Kunststoffe, Papier, Pappe, Rohrmatten oder ähnliches dürfen weder zur Errichtung und Verkleidung noch zu Dekorationszwecken eingesetzt werden. Gültige Imprägnierungsbescheinigungen für brandgefährdete Dekorationen (TR1 EN 13773, C1, DIN 4102 B1, ÖNORMEN B 3825 und A 3800-1) sind vorzulegen.
7.6 Offene Flammen, Kochgeräte, Laser und der Einsatz von Druckflaschen jeglicher Art sind verboten.
7.7 Lagerungen von Leergut und Verpackung in und hinter Standbauten sind verboten.
7.8 Lagerungen in Räumen der Hofburg Vienna sind nur nach Vereinbarung möglich.
8 HAFTUNG
Hinsichtlich Haftung wird auf die „Allgemeinen Geschäftsbedingungen“ verwiesen.
9 CATERING
Standbewirtung darf nur in Abstimmung mit Hofburg Vienna und den von ihr hierzu ermächtigten CATERING Partnern, die dem Vertragspartner im Angebot der Hofburg Vienna bekannt gegeben werden, durchgeführt werden. Diesbezüglich ist eine gesonderte Vereinbarung mit einem der genannten Unternehmen zu treffen. Das Einbringen von eigenen Speisen und Getränken oder die Beauftragung eines anderen Catering-Unternehmens ist grundsätzlich nicht erlaubt.
10 NEBENABSPRACHEN, ÄNDERUNGEN
Abänderungen oder Ergänzungen dieser Richtlinien bedürfen für ihre Rechtswirksamkeit der Schriftform.
Die weibliche Form ist der männlichen Form gleichgestellt. Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit dieser Richtlinien ist die männliche Form gewählt worden.
Stand: 12/2023